Gestion documents papier et électronique.

Bonjour,

Je viens me renseigner si vous avez formalise votre gestion de documents électroniques et papiers.


Je débute en tant que PCR dans un CH et commence déjà a passer (perdre) beaucoup de temps à cette gestion de documents (rapports, règlementation, rappels, email, docs irsn asn…)
L'ancienne gestion administrative de mon prédécesseur était ...

Pour moi et mon successeurs dans plusieurs années je voudrais avoir un système optimisé et pérenne.
Merci

Bonjour,

Nous avons déjà engagé une démarche de dématérialisation de nos documents en accord avec la tendance générale dans notre institution. Notre service informatique nous a mis à disposition un répertoire partagé sur le réseau intra-hospitalier qui est accessible à l'ensemble des membres de l'unité de radioprotection et qui fait désormais office de registre de la PCR (nous avons une vingtaine de dossiers à l'intérieur).

Nous n'utilisons plus que les signature numériques, relativement simples à mettre en œuvre dans la pratique : Adobe reader XI (par exemple) permet d'insérer une signature scannée dans les documents PDF validés

Les deux principales difficultés avec cet exemple de gestion :

1) Si vous êtes plusieurs à utiliser un répertoire partagé, vous avez intérêt à définir convenablement le formalisme de vos documents (modèles, format des titres, systèmes de versions,...). Il n'y a en effet rien de plus agaçant que de constater un formalisme propre à chaque utilisateur (ou absence formalisme la plupart du temps d'ailleurs).

2) Vous pourrez rapidement avoir l'impression que vous êtes le seul à connaitre la notion de "signature numérique" pour des documents devant être validés en externe, comme les fiches d'exposition par exemple,....

Dans l'ensemble ce système est assez satisfaisant par les utilisateurs. Par ailleurs, lors des inspections ASN, nous avons également remplacé les classeurs par le vidéo-projecteur.

Bien cordialement.

Merci pour votre retex